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Was kostet eine Ausstellung?
(Mit Checkliste für einen Kostenvoranschlag)

Wenn man ein Ausstellungsprojekt in Angriff nimmt, stellt sich sofort die Frage der Finanzierung. Knappe Finanzmittel für kulturelle Zwecke sind heute leider der Regelfall. Trotzdem haben unter Umständen gerade kleine Gemeinden die Chance, durch Eigenleistungen, Gemeinschaftssinn und Einfallsreichtum sehr viel zu erreichen, was sonst - im wahrsten Sinne des Wortes - unbezahlbar wäre.


Erster Ansprechpartner für die Finanzierung einer Ausstellung zu einem historischen Dorfjubiläum ist natürlich die Gemeinde, falls nicht sogar die Idee von der politischen Ebene ausgeht. Als nächstes sind die gesellschaftlich tragenden Gruppierungen und Vereine gefragt. Örtlich verwurzelte Unternehmen oder Kreditinstitute können als Sponsoren gewonnen werden. Auch der Landkreis und der Bezirk fördern heimatgeschichtliche Projekte. Unter Umständen erreicht man nicht die Summe, die man sich erhofft hat. Dann muss man versuchen, eine neue Kalkulation zu erstellen, um mit den vorhanden Mitteln möglichst weit zu kommen.


Zur Kalkulation müssen (möglichst frühzeitig) Kostenvoranschläge für die gewünschten Einzelmaßnahmen eingeholt werden. Dann ist zu entscheiden:
Welche Maßnahmen können wie gewünscht durchgeführt werden?
Welche müssen mit geringeren Mitteln realisiert oder vielleicht sogar ganz fallengelassen werden?
Bei der Erstellung einer Kostenkalkulation tut man gut daran, etwa zehn Prozent Reserven vorzusehen. Ab und zu ergeben sich Veränderungen und so manches wurde vergessen. Selbst bei vermeintlich kostenlosen Aktionen, z. B. Ausleihe von Präsentationsmitteln, fallen möglicherweise Transportkosten an. Und selbst ehrenamtliche Mitarbeiter freuen sich über ein kleines Dankeschön (z. B. ein Helferfest).


Speziell für historische Ausstellungen müssen Reproduktionskosten für Karten- und Archivmaterial mit den entsprechenden Institutionen geklärt werden.
Das folgende Beispiel einer Checkliste für die Kalkulation einer Ausstellung beschränkt sich weitgehend auf Material- und Sachkosten.