Der Bürgerrat besteht einschließlich der Bürgermeister aus zwölf Personen. Da Rothenfels mit den benachbarten Dörfern Bergrothenfels, Windheim und Zimmern eine Gemeinde bildet, stellen auch diese Dörfer ihre Ratspersonen.
Der Stadtrat hat die Gerichtsbarkeit in der Stadt ohne Vorsitz eines Stadtschultheißen inne.
Das Kloster Neustadt am Main besitzt das Präsentationsrecht über Rothenfels.
Das edelfreie Geschlecht der Markwards beginnt sich nach der Burg Burggrumbach zu nennen.
Rothenfels wird als "castrum" bezeichnet. Der Ort ist in die Burgbefestigung mit einbezogen.
Die Edelherren von Grumbach, Schutzvögte der Abtei Neustadt, bauen auf Neustädter Boden die Burg Rothenfels.
Es wird erwähnt, das Markward II. von Grumbach, der Vogt des Klosters Neustadt am Main, auf klostereigenem Grund und Boden die Burg Rothenfels errichtet hat.
Laut einer bischöflichen Urkunde bekommt Markward II. von Grumbach eine Reihe von strittigen Liegenschaften als Lehen vom Kloster Neustadt übertragen. Unter diesen Liegenschaften befindet sich auch die Burg Rothenfels.
Bei einer Schenkung des Würzburger Bischofs Heinrich II. von Stühlingen an das Kloster Lambach nennt sich Markward II. von Grumbach als Zeuge der Urkunde das erste und einzige Mal "de Rotenvels".
Rothenfels wird als "Rotenfels" erwähnt.